Hammer & Hanborgs personvernerklæring

Personvernerklæringen gjelder alle selskap tilknyttet Hammer & Hanborg-konsernet (Hammer & Hanborg AB, Hammer & Hanborg Sverige AB, Hammer & Hanborg AS). Hammer & Hanborg (H&H) har drevet virksomhet innenfor rekruttering og konsulentutleie siden 1994, og behandler en rekke personopplysninger. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosesser, konsulentutleie og i forbindelse med øvrige tjenester. Nedenfor beskriver vi hvordan og med hvilket formål vi behandler personopplysninger.

1. Informasjonskapsler/cookies

Informasjonskapsler, eller cookies, er små tekstfiler som lagres på din datamaskin, telefon eller nettbrett når du besøker en nettside. Det er informasjonskapslene som gjør at nettstedet husker innstillinger som for eksempel språk, brukernavn eller tekststørrelse i en viss tid. Informasjonskapslene er til for å gjøre det enklere for deg å slippe å gjenta innstillinger hver gang du besøker en nettside, eller blar mellom sider. Vi bruker funksjons- og prestasjonscookies, men ingen cookies som lagrer dine personopplysninger. Du kan selv slette informasjonskapsler når du vil ved å gå inn på innstillingene i din nettleser. Du kan lese mer om informasjonskapsler nkom.no.

2. Google Analytics

Vi benytter Google Analytics slik at vi kan videreutvikle og forbedre tjenestene våre gjennom å forstå hvordan de anvendes.

3. Kontaktperson hos potensiell kunde

Når du henvender deg til oss i H&H enten det er som kunde, kandidat eller samarbeidspartner blir du som oftest bedt om å oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer). Dette gjelder også når du deltar på våre seminarer og undersøkelser. Disse opplysningene lagres i våre databaser for å kunne tilpasse våre tjenester til deg, for videre dialog og skape en best mulig opplevelse for deg. I tillegg registrerer vi nødvendig informasjon om avtaleforholdet vi har, samt oppfølging av disse. Opplysningene henter vi inn gjennom tredje part som offentlige register, sosiale medier og søk i åpne kilder på nettet. Vi registrerer kontaktpersoner hos samarbeidspartner/leverandør med navn, e-postadresse og telefonnummer. Vi har som rutine at våre medarbeidere som oppsøker deg via telefon eller digitale kanaler og register informasjon om deg skal følge opp med informasjon om vår personvernerklæring slik at du er innforstått med hvordan dine opplysningen behandles.

Vi forsøker å begrense informasjonsutsendelser og kun sende det som er relevant for deg og din yrkesrolle. Det vil i alle våre utsendelser være mulig å avregistrere seg fra å motta nyhetsbrev fra oss, eller slette profilen sin i vårt nettverk. Vennligst les mer nedenfor.

3.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Fornavn og etternavn
Kontaktinformasjon: e-post, telefonnummer, adresse til arbeidsplassen, og tittel
Sammendrag av telefonsamtaler eller meldinger

3.2 Sletting

Vi behandler dine personopplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ett bestemt formål, eller til du ikke lenger vil være registrert hos oss. Vil du ikke være registrert hos oss, sletter vi deg med en gang.

H&H har rutinemessige slettinger av kontaktinformasjon som ikke lengre oppfyller sitt formål.

3.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss, at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

4. Kontaktperson hos eksisterende kunde

For å opprettholde forretningsforbindelser med våre kunder, og for å levere på oppdrag vil H&H sitte med personlig informasjon. Vi har enten samlet inn dine personlige opplysninger i forbindelse med et oppdrag, eller at vi er i forhandlinger om et oppdrag. Vi bruker også kontaktinformasjonen til å invitere deg til relevante arrangementer, og jobbmail for å holde deg informert om H&H og våre tjenester. For hver mail som blir sendt, vil det være mulig å avregistrere seg.

4.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Fornavn og etternavn
Eksisterende arbeidsgiver
Kontaktinformasjon: e-postadresse, telefonnummer og adresse til arbeidsplassen
Bestillinger
Sammendrag av telefonsamtaler

4.2 Sletting

Vi behandler dine personlige opplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ovennevnte formål, eller til du ikke lenger er registrert hos oss. I så fall sletter vi informasjonen raskt. Personlige data som er utdatert, for eksempel på grunn av pensjonering eller avsluttet oppdrag, slettes det med engang vi får beskjed. Vil du bli slettet, sletter vi deg med en gang.

4.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

5. Referanser

Hammer & Hanborg tar kontakt med mange referansepersoner hvert år i forbindelse med gjennomføring av rekrutteringsprosesser og konsulentoppdrag påvegne av våre kunder. Kandidatene som er i sluttprosessen, vil i de aller fleste tilfeller oppgi sine referansepersoner til oss. Når dette skjer, er kandidaten ansvarlig for å informere referanseperson om at kontaktinformasjonen blir formidlet til oss i H&H. Vår behandling av dine personopplysninger som referanseperson, brukes kun til en samtale med referansepersonen eller ved at referansepersonen utfyllet et digitalt skjema via X-ref eller Refapp. Vi oppsummerer alle referansesamtaler og sender et utdrag i en rapport, som kommuniseres til kunden, muntlig eller skriftlig.

5.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Fornavn og etternavn
Kontaktinformasjon: e-postadresse, telefonnummer, tittel og arbeidsplass.

5.2 Sletting

Vi sletter dokumentasjon løpende i våre rekrutteringsprosesser, og referanserapporten lagres opp til 3 år. Dette skjer i tilfelle diskrimineringstvister.

6. Hvordan jobber Hammer & Hanborg med søk?

H&H er stadig på jakt etter talenter, selv om de ikke har aktivt har søkt på en stilling hos oss. Rutinene våre er at alle H&H ansatte som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller en digital plattform, vil henvise de til vår nettside for registrering. Når kandidatene registrere seg i vår database, vil kandidaten inngå en personvernavtale med oss.

Dersom en kandidat ikke ønsker å registrere sine personlige opplysninger gjennom vår nettside, men fortsatt ønsker å være med i valget av gjeldende stilling, beholder vi kun dataene for den daværende prosessen. Da behandles dataene i henhold til våre prosedyrer for andre kandidater. Første gang vi kontakter kandidaten, vil vi alltid sende en lenke til denne personvernserklæringen.

Under arbeidet med søk jobber vi hovedsakelig med LinkedIn Recruiter Professional. Ingen profiler lagres lokalt, men alt er samlet i et prosjekt på LinkedIns plattform.

Andre detaljer om potensielle kandidater lagres i maksimalt 30 dager, dersom personen ikke har gitt tillatelse til å lagre dataene lenger.

7. Hvordan vi behandler bilder på arrangementer og aktiviteter?

Vi inviterer deg til mange arrangementer/workshops og ønsker å presentere, og markedsføre/informere om hendelsene vi har. Workshops er en stor del av vårt arbeid, for å gi og inspirere fremtidens profesjonelle arbeidsliv. Vi er klar over at bildet samt video/lyd er en personlig opplysning, og derfor må vi informere om at folk kan bli tatt bilde av, eller bli tatt opp på lydopptak. Denne informasjonen finner du i invitasjonen, og i all markedsføring i de sosiale kanalene. Hvis noen mangler denne informasjonen, har vedkommende retten til å avstå, og vi er ansvarlige for å fjerne. Dersom du ønsker å få noe slettet, send en epost til: infonorge@hammerhanborg.com.

8. Direkte markedsføring

Du har rett til å motstå bruken av dine personopplysninger for direkte markedsføring. Direkte markedsføring refererer til digital mail, e-post og tekstmeldinger. Dette gjør du ved å avregistrere deg, såkalte opt-out. Da vil du slettes fra våre adresselister.

9. Kandidater som registrer seg i vårt system

Vår rutine er at hver H&H-ansatt som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller digital kanal, alltid refererer til vår nettbaserte kandidatplattform. Når en kandidat registrerer hans/hennes data via vår web-/kandidatplattform, inngår vi en gjensidig avtale mellom oss, og den registrerte for å tilby nye potensielle stillinger.

Når du registrere deg hos oss, vil vi i H&H kunne søke etter deg, til stillinger som vi mener kan være relevant for deg. Du kan selv søke på utlyste stillinger via vår hjemmeside og vår portal i Teamtailor. Les mer her om vilkårene og retningslinjene som gjelder for alle kandidater i vårt nettverk.

9.1 Personnummer

Når du registrerer deg hos oss, ønsker vi ikke at du oppgir personnummeret ditt i din CV, søknad/personlig brev eller kandidatprofil. Hvis det skjer en bakgrunnskontroll i forbindelse med en rekrutteringsprosess, vil du bli informert om at vi innhenter dine din personalia, og du er enig i at vi behandler ditt personnummer.

10. Dine rettigheter som registret

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer her.

10.1 Retten til tilgang

Du har rett til å se, og endre informasjonen vi har registrert om deg, i vår kandidatdatabase. Hvis du vil vite hvilken informasjon vi har registrert hos oss, kan du sende oss en e-post på infonorge@hammerhanborg.com for å få tilgang og innsyn til informasjonen som er registert på din profil, i elektronisk form.

10.2 Retten til å endre

Du har rett til å endre feil personopplysninger. Informasjonen du har gitt oss, via vår nettside og kandidatplattform, har du muligheten til å rette eller endre, ved å logge deg inn i vår kandidatplattform. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter som CV, og personlige søknader. Du kan også fullføre ufullstendig informasjon ved å sende oss tilleggsinformasjon. Send inn din endring til: infonorge@hammerhanborg.com.

10.3 Retten til å slette

Du har rett til å be oss slette dine personlige opplysninger som vi behandler.

I tilfeller der det foreligger juridiske forpliktelser som hindrer H&H fra umiddelbart å slette visse personopplysninger, kan vi nekte din forespørsel om sletting. Disse forpliktelsene eksisterer for eksempel i regnskapslover. Hvis du vil at dataene dine slettes, send en epost til infonorge@hammerhanborg.com.

Hvis ingen lovlige forpliktelser hindrer oss fra å slette informasjonen, blir de slettet umiddelbart og senest innen 30 dager, og vi vil informere deg i henhold til dette.

10.4 Retten til å sende en klage

Dersom du mener at H&H behandler dine personlige opplysninger feil, kan du, i tillegg til å kontakte oss via infonorge@hammerhanborg.com, sende inn en klage til Datatilsynet.

11. Retten til å klage

H&H har som mål å alltid behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS der våre systemer er lokalisert. H&H har tatt i bruk sikkerhetstiltak for å sikre at behandling av personopplysninger gjøres trygt, og for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, uautorisert bruk og misbruk. Tilgang til systemene der personopplysninger er lagret, er begrenset til de ansatte og tjenesteleverandørene, som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Alle ansatte er også informert om viktigheten av sikkerheten til personopplysninger, gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord, og arbeid utført utenfor kontoret og utlandet.

H&H overvåker kontinuerlig våre systemer for å oppdage sårbarheter og for å beskytte dine personlige opplysninger.

12. Spørsmål om personvernsreglene

Om du har ytterligere spørsmål er du velkommen til å kontakte vårt personvernombud Annika Lasmarias. Hun jobber som COO på vårt kontor i Stockholm, og er ansvarlig for at vår personvernerklæring etterleves internt i Hammer & Hanborg. Du når henne på annika.lasmarias@hammerhanborg.com eller via vårt sentralbord +46-8 459 03 50.

Fremtidens lederskap

Rapporten er på vei